La notion de frais de débours permet d’avancer des frais pour le compte de votre client.
Concrètement, ça permet d’ajouter le montant des fournitures que vous achetez au nom de votre client à votre facture mais de ne pas les ajouter à votre chiffre d’affaires déclaré à l’Urssaf
Exemple
Vous êtes installateur de salle de bain et que vous achetez pour votre client une baignoire à 350 € chez SuperBaignoire. vous pouvez fonctionner sur cette baignoire avec des débours.
Concrètement, si vous avez 500 € de main d’oeuvre, ça veut dire que vous intégrez à votre facture d’installation de 500 € la facture de la baignoire de 350 €, vous adressez donc à votre client une facture de 850 € (500 € + 350 €).
Sur le paiement de 850 € de votre client, seule la partie main d’oeuvre (donc les 500 € dans notre exemple) sera retenue pour la déclaration de chiffre d’affaires. Dans le livre de comptes, vous aurez :
- une ligne correspondant au paiement de la partie « main d’oeuvre » de la facture (+ 500 €),
- une ligne correspondant au paiement par votre client de la facture de débours (+ 350 €),
- une ligne correspondant au débours, c’est à dire en négatif du même montant que la facture de débours (- 350 €),
ATTENTION, pour utiliser les frais de débours, vous devez :
- Joindre la facture (celle de SuperBaignoire sur la baignoire) à la votre (automatique avec le logiciel si vous utilisez l’option),
- La facture de débours (celle de SuperBaignoire) doit être au nom de votre client (c’est celle que vous devez téléverser dans le logiciel lorsque vous ajoutez un débours),
- Le montant du Débours doit être exactement le même, au centime prêt, que celui de la facture de débours (toujours celle de SuperBaignoire)
1 – Ajouter un débours
Vous pouvez ajouter un débours sur vos factures depuis la table des factures ou depuis l’édition d’une facture
Lorsque vous cliquez sur ajouter un débours, une fenêtre s’ouvre permettant de renseigner le débours :
- Dans le champ Intitulé : renseignez ce qui correspond au débours. C’est une champ libre, l’important est que vous puissiez vous y retrouver (dans notre exemple Baignoire achetée chez SuperBaignoire)
- Dans le champ Montant : renseignez exactement la même somme au centime prêt de celle qui figure sur la facture de débours que vous ajouterez
- Téléversez ensuite la facture en question pour pouvoir valider votre débours. La facture doit être au nom de votre client et non pas au votre.
Une fois le débours validé, son montant TTC (que vous soyez ou non redevable de la TVA, les débours n’influent que sur le TTC) s’ajoute au total à payer par votre client et la liste des débours est présente en bas de l’éditeur de facture.
NB : Vous pouvez les supprimer si vous vous rendez compte d’une erreur et en ajouter plusieurs.
Dans la table des factures, le montant des débours est ajouté au TOTAL avec en dessous la ventilation incluant les débours
Dans votre facture, les débours apparaissent juste avant le montant à payer
2 – Envoi d’une facture avec Débours
Lors de l’envoie d’une facture de débours à votre client, la facture que vous avez généré ainsi que la ou les factures de débours que vous avez téléversé lors de la saisie de votre débours seront ajoutée en pièce jointe à votre mail.
3 – paiement d’une facture de débours
Lors du paiement d’une facture incluant des débours, trois lignes sont ajoutées à votre livre de recettes :
- une ligne concernant le paiement de votre prestation (les 500 € de main d’œuvre dans notre exemple)
- Une ligne correspondant au paiement du débours par votre client (350 € liés à la facture de débours dans notre exemple)
- Une ligne correspondant à vos frais de débours du même montant (350 € dans notre exemple, en négatif)
Votre livre de recette retrace donc bien les débours en ne prenant en compte pour votre chiffre d’affaires que la prestation d’installation
